ECXEL
EXCEL Y SUS FUNCIONES
En ExCel podemos realizar cálculos matemáticos de manera sencilla utilizando diferentes recursos que hay disponibles en la hoja de excel. Entre los recursos que más utilizamos se encuentran las fórmulas, son operaciones matemáticas que podemos realizar como si la hoja de cálculo fuera una calculadora.¿Como iniciar cesión en Excel?
1. Voy al botón INICIO y doy clic en el buscador
2.Escribo la palabra EXCEL
3.Cuando se abra la ventana doy clic donde dice libro blanco o elegimos la platilla que nos sirva y podemos empezar a trabajar
¿Qué es una Hoja de Cálculo o Trabajo Excel?
La hoja de trabajo Excel se conoce también como hoja de cálculo Excel. Una hoja de trabajo esta compuesta por filas y columnas, formando celdas en las que se pueden ingresar datos y fórmulas. El conjunto de hojas de trabajo contenidas en un solo archivo se denomina libro de trabajo Excel.
Por omisión se crean tres hojas de trabajo en un libro Excel. Las hojas de trabajo se identifican como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. El nombre de una hoja de trabajo puede ser cambiado.
Dentro de la hoja de trabajo, las filas se identifican con números, las columnas se identifican con letras y las celdas se identifican con la combinación de la columna y fila donde esta ubicada la celda.
En Excel 2003 o versiones previas se pueden crear hasta 255 hojas de trabajo. En Excel Excel 2007, 2010 y nuevas versiones el número máximo de hojas que se pueden insertar está limitado a la memoria y la capacidad de disco duro del computador.
¿Qué es una celda Excel?
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).
¿Qué es una Columna Excel?
En Excel, una columna es una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A, B, C, … Z. AA, AB, … ZZ….
En total hay 256 columnas en versiones previas de Excel (97-2003). Excel 2007 tienen 16384 columnas.
Las columnas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde arriba hacia hasta la posición actual.
La columna activa es aquella donde se encuentra la celda activa.
¿Qué es una Fila Excel?
En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo.
Las filas se identifican mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. Este número se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a 65.536. En total hay 65.536 filas en cada hoja de cálculo Excel.
Las filas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta la posición actual.
La fila activa es aquella donde se encuentra la celda activa.
Combinar y centrar celdas
Para combinar un grupo de celdas contiguas se debe seleccionar primeramente el rango que se unirá y posteriormente hacer clic en el botón Combinar y centrar que se encuentra dentro del grupo Alineación de la ficha Inicio.
Excel unirá las celdas y centrará el texto dentro de ellas.
El botón Combinar y centrar permanecerá resaltado indicando que dichas celdas han sido combinadas, así que para regresar las celdas a su estado normal deberás hacer clic de nuevo sobre el botón Combinar y centrar para dividir de nuevo las celdas. También puedes hacer clic en el menú desplegable del botón y seleccionar la opción Separar celdas.
Si desde un principio deseas combinar varias celdas sin que el texto sea centrado, debes seleccionar la opción Combinar celdas dentro del menú desplegable. Dentro del mismo menú, la opción Combinar horizontalmente ayuda a unir solamente las filas del rango seleccionado. Observa el resultado de seleccionar esta opción sobre el rango A1:C10:
La funcionalidad de combinar celdas es muy útil en Excel, solo recuerda que cuando se han combinado dos o más celdas se convierten en una sola celda de mayor tamaño que abarca varias columnas o varias filas. Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes.
¿Qué es el formato de Celdas?
El formato de celdas es el aspecto que tienen las celdas ,al referirnos a los aspectos se incluye el uso de colores, fuentes,alineacion ytodos losdiversos elementos que contribuyen una adecuada presentacion del contenido de celdas.
¿Como se hace?
Para realizar el formato de celdas se utiliza la barra de herramientas de formato o se hace clic con el botón derecho del ratón en la celda que desea dar formato y elija la opción "Formato de celdas" según la siguiente imagen:
El cuadro de diálogo de la opción "Formato de celda se divide en: Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Protección.
La opción Número se subdivide en varias categorías, como se explica a continuación:
General - Esta opción es la predeterminada para cada celda. Los textos y números aparecerán de la forma que se introduzca. Ejemplo: 23,07 y 23.07, ambas serán aceptadas;
Número - Aquí tienes la posibilidad de dar formato a la celda como número y elegir las posiciones decimales deseadas;
La Moneda - Altera la celda para moneda con el signo de la moneda deseada. El estándar es el Real, pero es posible elegir el dólar (USD), por ejemplo.
Contabilidad - A diferencia del elemento anterior, a pesar de transformar la celda en la moneda deseada, en este tipo de formación se muestran valores cero como trazos, alineando todos los símbolos de moneda y decimales, y visualización de valores negativos entre paréntesis, facilitando a la contabilidad de la empresa .
Fecha y hora - Sirve para identificar la fecha o la hora del día en que se está realizando la hoja de cálculo. Las opciones más utilizadas son dd / mm / aaaa o mm / dd / aaaa.
Porcentaje - Cambia la celda al formato de porcentaje.
Fracción - Formatee la celda (número) como fracción.
Científico - Aquí es posible utilizar la forma científica (E de exponencial) en la celda deseada.
Texto - Marque esta selección cuando introduzca sólo texto y números sin formato específico.
Especial - En esta opción es posible formatear en cualquier tipo de número deseado e, incluso, crear nuevas formateadas.
Las filas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta la posición actual.
La fila activa es aquella donde se encuentra la celda activa.
Combinar y centrar celdas
Para combinar un grupo de celdas contiguas se debe seleccionar primeramente el rango que se unirá y posteriormente hacer clic en el botón Combinar y centrar que se encuentra dentro del grupo Alineación de la ficha Inicio.
Excel unirá las celdas y centrará el texto dentro de ellas.
El botón Combinar y centrar permanecerá resaltado indicando que dichas celdas han sido combinadas, así que para regresar las celdas a su estado normal deberás hacer clic de nuevo sobre el botón Combinar y centrar para dividir de nuevo las celdas. También puedes hacer clic en el menú desplegable del botón y seleccionar la opción Separar celdas.
Si desde un principio deseas combinar varias celdas sin que el texto sea centrado, debes seleccionar la opción Combinar celdas dentro del menú desplegable. Dentro del mismo menú, la opción Combinar horizontalmente ayuda a unir solamente las filas del rango seleccionado. Observa el resultado de seleccionar esta opción sobre el rango A1:C10:
La funcionalidad de combinar celdas es muy útil en Excel, solo recuerda que cuando se han combinado dos o más celdas se convierten en una sola celda de mayor tamaño que abarca varias columnas o varias filas. Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes.
¿Qué es el formato de Celdas?
El formato de celdas es el aspecto que tienen las celdas ,al referirnos a los aspectos se incluye el uso de colores, fuentes,alineacion ytodos losdiversos elementos que contribuyen una adecuada presentacion del contenido de celdas.
¿Como se hace?
Para realizar el formato de celdas se utiliza la barra de herramientas de formato o se hace clic con el botón derecho del ratón en la celda que desea dar formato y elija la opción "Formato de celdas" según la siguiente imagen:
El cuadro de diálogo de la opción "Formato de celda se divide en: Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Protección.
La opción Número se subdivide en varias categorías, como se explica a continuación:
General - Esta opción es la predeterminada para cada celda. Los textos y números aparecerán de la forma que se introduzca. Ejemplo: 23,07 y 23.07, ambas serán aceptadas;
Número - Aquí tienes la posibilidad de dar formato a la celda como número y elegir las posiciones decimales deseadas;
La Moneda - Altera la celda para moneda con el signo de la moneda deseada. El estándar es el Real, pero es posible elegir el dólar (USD), por ejemplo.
Contabilidad - A diferencia del elemento anterior, a pesar de transformar la celda en la moneda deseada, en este tipo de formación se muestran valores cero como trazos, alineando todos los símbolos de moneda y decimales, y visualización de valores negativos entre paréntesis, facilitando a la contabilidad de la empresa .
Fecha y hora - Sirve para identificar la fecha o la hora del día en que se está realizando la hoja de cálculo. Las opciones más utilizadas son dd / mm / aaaa o mm / dd / aaaa.
Porcentaje - Cambia la celda al formato de porcentaje.
Fracción - Formatee la celda (número) como fracción.
Científico - Aquí es posible utilizar la forma científica (E de exponencial) en la celda deseada.
Texto - Marque esta selección cuando introduzca sólo texto y números sin formato específico.
Especial - En esta opción es posible formatear en cualquier tipo de número deseado e, incluso, crear nuevas formateadas.
La opción Alineación tiene 4 tipos de formato para su uso en el texto, son:
Alineación del texto - Selecciona el tipo de alineación del texto: a la izquierda, a la derecha, centralizado o justificado;
Orientación del texto - Escoge cómo el texto será presentado: en la vertical o en la horizontal o aún en algún ángulo intermedio entre los dos;
Control del texto - Romper el texto automáticamente, reduciéndolo para caber en la celda o bien, combinar las celdas seleccionadas;
Dirección del texto - Aquí es posible cambiar la dirección del texto, es decir, si comenzará de izquierda a derecha o de derecha a izquierda o en el contexto de contexto.
La opción Fuente tiene 5 tipos de formato posibles para la celda:
Fuente - En esta opción, selecciona la fuente deseada.
Subrayado - Permite elegir el tipo de subrayado o ningún tipo de subrayado.
Alineación del texto - Selecciona el tipo de alineación del texto: a la izquierda, a la derecha, centralizado o justificado;
Orientación del texto - Escoge cómo el texto será presentado: en la vertical o en la horizontal o aún en algún ángulo intermedio entre los dos;
Control del texto - Romper el texto automáticamente, reduciéndolo para caber en la celda o bien, combinar las celdas seleccionadas;
Dirección del texto - Aquí es posible cambiar la dirección del texto, es decir, si comenzará de izquierda a derecha o de derecha a izquierda o en el contexto de contexto.
La opción Fuente tiene 5 tipos de formato posibles para la celda:
Fuente - En esta opción, selecciona la fuente deseada.
Subrayado - Permite elegir el tipo de subrayado o ningún tipo de subrayado.
Efectos - Cambia la celda para efectos tachado, sobrescrito y suscrito.
Estilo de la fuente - Formatea el contenido de la celda entre las opciones regular, cursiva, negrita o negrita en cursiva;
Tamaño del archivo: Sirve para cambiar el tamaño de la fuente deseada;
Color - Cambia el color del texto o el número presente en la celda.
La opción Borde tiene 4 opciones para elegir:
Línea - Hace que la celda tenga un borde con un determinado tipo de línea entre las opciones disponibles.
Color - Permite elegir el color del borde.
Predeterminados - Aquí se prefiere el tipo de borde deseado en las celdas entre: ninguna, contorno completo o contorno interno.
Borda - Da formato a las celdas con otras opciones de borde.
La opción Relleno tiene 3 posibles formatos:
Color del fondo - Rellena la celda con el color elegido.
Color del estándar - El color del fondo de la celda se cambia a la textura o el color elegido.
Estilo del estándar - Puede elegir el patrón deseado entre las opciones disponibles.
La última opción, Protección, permite ocultar o bloquear una celda, si se desea;
FORMULAS DE EXCEL
La formula de ecxel sirve para hacer cálculos sencillos como puede ser sumar o restar datos, u otros más complejos como operadores lógicos. Pero todas ellas se crean de la misma manera, estos son los pasos para hacer una fórmula en la hoja de cálculo:
SumaLa función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA(A1:A5). En este caso, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio.
Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en el ejemplo anterior. Otro ejemplo sería =SUMA(5;B1:B5)para sumar el intervalo C1 a E15 y a su vez sumar.
Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente. Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 10.
Multiplicar referencias de celdas:Para multiplicar usando referencias de celdas, el primer paso es seleccionar la celda en donde deseas el resultado de la multiplicación. Luego escribe el signo de igual “=”. Paso seguido selecciona la primera celda a multiplicar, escribe un asterisco *, y luego selecciona la segunda celda a multiplicar. Para seleccionar una celda puedes hacer clic con el mouse sobre la misma. Luego de seguir estos pasos debes ver la fórmula en la celda de resultado, como muestra la Imagen.
Función SI:Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado.
El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.
La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos usar los símbolos mayor que y menor que.
Buscar:La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.
Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; [vector_resultado]) donde valor_buscado es lo que estamos buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En el [vector_resultado] está lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través del valor buscado.
Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.
Buscarv: Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función BUSCARV.
La formula es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).
Por ejemplo: =BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO)
D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una celda.B2:E11 es un rango o intervalo donde se encuentra el valor que buscamos. 3es el número de la columna donde se encuentra el valor que queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos obtener un valor concreto.
Coincidir.
Coincidir: buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la posición de ese elemento en el rango que hemos indicado.
Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)
5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.
Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el valor buscado.
Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.
Fecha:Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes y día, por ese orden.
Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras.
Promedio: La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasemos como parámetros.
Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)
5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.
Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el valor buscado.
Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.
Fecha:Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes y día, por ese orden.
Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras.
Promedio: La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de valores que le pasemos como parámetros.
Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.
¿Para qué sirve?
Esta función sirve para obtener el promedio entre los valores que le pasemos por parámetro. Entonces, un Profesor podría utilizarlo para obtener el promedio de calificaciones de un alumno o de toda la clase.
¿Cómo se usa?
Pues bien, como te comentaba hace un momento, esta función busca obtener la media aritmética entre los valores que le pasamos como parámetros y lo hace sumando todos los valores entre sí, para luego dividirlos entre el conteo de estos.
Así, por ejemplo si quisieras sacar el promedio de dos valores, 15 y 5 por ejemplo, el procedimiento sería así:
Cantidad de parámetros: 2
Suma entre 15 y 5: 20
Dividir el resultado entre la cantidad de parámetros: 20 / 2 = 10
Promedio: 10
Veamos este ejemplo en una hoja de Excel:
la función promedio le estoy pasando los valores 15 y 5 colocando una referencia a las celdas donde están ubicados.
El resultado que arroja la función Promedio es el mismo que obtuvimos manualmente:
Así como he utilizado una referencia a un rango de celdas con los valores que deseo promediar, puedo utilizar valores constantes, tal y como te conté en la entrada donde explico que son formulas
Funcion contar.SI:La función CONTAR.SI cuentan los valores que se repiten en un rango de datos. Por ejemplo nos dice cuántas veces está el número 10 en el rango A1:A500.
Supongamos la siguiente base de datos ubicada en el rango A2:B13
Mes Ventas
Enero 10,000,000
Febrero 8,000,000
Marzo 7,000,000
Abril 9,000,000
Mayo 10,050,000
Junio8, 500,000
Julio 10,000,000
Agosto 9,000,000
Septiembre 10,000,000
Octubre 11,200,000
Noviembre 8,000,000
Diciembre 12,400,000
Necesitamos saber cuántas ventas iguales o superiores a 10.000.000 se hicieron durante el año.
La fórmula será:=contar.si(B2:B13;">10000000")
La fórmula cuenta los valores iguales o superiores que se encuentran en el rango B2:B13, y nos dice que hay 6 valores con ese criterio.
insertar formascuadros,lineas y figuras vamos a inicio-insertar-figurasy le damos clic a la figura que necesitamos.
Insertar imágenes
Barra de tareas-insertar-imagenes clic a la imagen deseada.
Crear varias hojas en el mismo archivo:Vamos a la hoja que queremos mover a un solo archivo ,damos clic derecho en el pie de la hoja donde dice hoja , clic mover o copiar,seleccionamos el libro donde la vamos a enviar y listo podremos tener varias hojas en un solo archivo.
Insertar gráficos:vamos a la barra de tareas damos clic en insertar ,luego en esa misma barra aparesera los gráficos , damos clic al gráfico deseado y ya esta.
para ingresar la información damos clic derecho y nos aparecerá una ventana donde encontraremos seleccionar datos damos clic izquierdo.
Luego nos abrirá otra ventana donde nos pide que ingresemos el rango aquí ingresamos el nombre del gráfico o en este caso el nombre de de la planilla .
Abril 9,000,000
Mayo 10,050,000
Junio8, 500,000
Julio 10,000,000
Agosto 9,000,000
Septiembre 10,000,000
Octubre 11,200,000
Noviembre 8,000,000
Diciembre 12,400,000
Necesitamos saber cuántas ventas iguales o superiores a 10.000.000 se hicieron durante el año.
La fórmula será:=contar.si(B2:B13;">10000000")
La fórmula cuenta los valores iguales o superiores que se encuentran en el rango B2:B13, y nos dice que hay 6 valores con ese criterio.
insertar formascuadros,lineas y figuras vamos a inicio-insertar-figurasy le damos clic a la figura que necesitamos.
Insertar imágenes
Barra de tareas-insertar-imagenes clic a la imagen deseada.
Crear varias hojas en el mismo archivo:Vamos a la hoja que queremos mover a un solo archivo ,damos clic derecho en el pie de la hoja donde dice hoja , clic mover o copiar,seleccionamos el libro donde la vamos a enviar y listo podremos tener varias hojas en un solo archivo.
Insertar gráficos:vamos a la barra de tareas damos clic en insertar ,luego en esa misma barra aparesera los gráficos , damos clic al gráfico deseado y ya esta.
para ingresar la información damos clic derecho y nos aparecerá una ventana donde encontraremos seleccionar datos damos clic izquierdo.
Luego nos abrirá otra ventana donde nos pide que ingresemos el rango aquí ingresamos el nombre del gráfico o en este caso el nombre de de la planilla .
Seguidamente nos pide que ingresemos el numero de serie aquí tomamos los valores a representar en el gráfico.
valor descuento:formula: =(valor bruto+valor iva)*descuento/100
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